若い演奏家が初めて自分で演奏会を開くときって、
本当に手探りでなんにもわかんなくて、
「演奏の練習どころじゃないよー！！！！！」
ってなることがあると思います。
それぐらい、演奏会をやるとなったときの事務的なあれこれって
結構煩雑ですよね。
今回は、ソロリサイタルを想定して、
事務作業で最低限抑えておきたい確認ポイントをまとめてみます。
◆揃えたい人材
□伴奏者
いわずもがなですね。
□印刷物のデザイナー
チラシやチケット、当日プログラムのデザインを誰に頼むのかって、結構大切です。
自分でやる場合には必要なし。
□印刷業者
チラシやチケットの印刷を外注するのか自分でやるのか決めましょう。
最近ではネット入稿で安く印刷できるところが増えてます。
デザイナーさんが引き受けてくれる場合には必要なし。
ネット印刷↓
印刷通販プリントパック ― パンフレット・カタログ・チラシ・名刺・ＤＭ・ポスター
（□宣伝協力者）
これ、いてくれるといないとでは大違いです。
チケットの販売や、告知活動を手伝ってくれる方がいると本当に助かります。
【当日】
□舞台監督
ホールによっては、舞台袖にかならずひとりつかなければならないことがあります。
確認をしておくと安心です。
□受付・会場スタッフ
当日の受付にて、
- 当日券販売
- 取り置き清算
- 花束や差し入れの管理
- チケットもぎり
- プログラム配布
なんかを手伝っていただきましょう。
会場の規模によって、人数が変動します。
□写真・映像撮影スタッフ
いなくてもいいですが、いるととても助かります。
演奏会終了後のお礼の手紙に写真を添えたり、その後のプロモーション活動に利用できます。
記録用という意味以上に価値があります。
余裕があればぜひ誰かに頼みましょう。
◆期限の参考一覧
本番までの各種期日を参考までに挙げてみます。
□１年〜半年前 会場決定
多くの公共のホールの利用日抽選が、利用月の半年前、もしくは１年前にあります。
個人保有のホールとかだとこのかぎりではありません。
□120日(４ヶ月)前 チラシ・チケット・ポスターの文字情報確定→デザイン発注
宣伝用の印刷物に記載する文字情報やプロフィール写真、会場地図画像をまとめます。
デザイナーにチラシ・チケット・ポスターのデザインを発注します。
□110日前 チラシ・チケット・ポスターの第一稿仕上がり→校訂作業開始
宣伝用印刷物のデザインを仕上げてもらいましょう。
文字情報やレイアウトなどに不備があれば訂正の発注をします。
□102日前 チラシ・チケット・ポスターの最終校訂完了→最終稿発注
校訂作業を終えます。次の修正で入稿できる、というところまで仕上げましょう。
□100日前 フライヤ・チケット・ポスターデザイン完成→入稿
宣伝用印刷物のデザインが完成です。入稿作業にうつります。
□90日(３ヶ月)前 フライヤ・チケット・ポスター完成。
宣伝用印刷物が完成しました。
参考までに、プリントパックでは完成までにかかる最長の期間が10営業日です。
随時宣伝活動に入ります。
この完成時点をいつに設定するかによって、これ以前の動きに変動がありますね。
本番の宣伝用印刷物が欲しければ、これ以前のすべての日程に90日を足しましょう。
〜この間に、宣伝活動・プログラム用の文字情報収集をおこなう〜
□40日前 プログラム文字情報確定→デザイン発注
当日配布のプログラム用の文字情報、各種写真ファイルをまとめます。
デザイナーにプログラムのデザインを発注します。
□30日(１ヶ月)前 プログラム第一稿仕上がり→校訂作業開始 / 会場打ち合わせ
プログラムのデザインを仕上げてもらいましょう。
文字情報やレイアウトなどに不備があれば訂正の発注をします。
本番の会場が公共ホールの場合、本番１ヶ月前に会場打ち合わせにきてください
と言われることが多いです。
□22日前 プログラム最終校訂完了→最終稿発注
校訂作業を終えます。次の修正で入稿できる、というところまで仕上げましょう。
□20日前 プログラムデザイン完成→入稿
プログラムのデザインが完成です。入稿作業にうつります。
□7日前 プログラム完成
プログラムが完成しました。
参考までに、プリントパックでは完成までにかかる最長の期間が10営業日です。
□前日 顧客情報の整理
当日の清算チケット分や、未清算チケットなどの情報を整理しましょう。
そういった一覧になった表があると当日受付の作業がスムーズになります。
□本番
とてもザックリと書いてみました。
実際はこんなにスムーズにはいかないかもしれませんが、
大まかな目標だと思って捉えてください。
細かい注意点とかは別記事で書いていきたいと思いますが、
まずはこれが「自主公演の演奏会に向けてやるべき事務的な作業の目安」です。
参考にしてみてください。
ここはもっとこうした方がいいよー！というアイディアを
どんどん募集します！
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